CONSOLIDACION DE DATOS

Si desea... Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.	Entonces…
Organizar los datos de todas las hojas de cálculo en orden y ubicación idénticos	Consolide por posición
Organizar los datos de forma diferente en las hojas de cálculo independientes pero utilizar los mismos rótulos de fila y de columna para que la hoja de cálculo maestra pueda hacer coincidir los datos	Consolide por categorías
Utilizar fórmulas con referencias de celdas o referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) a otras hojas de cálculo que esté combinando porque no tiene una posición o categoría coherente en la que basarse	Consolide por fórmula
Usar un informe de tabla dinámica en lugar de una consolidación	Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

Consolide por posición

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

 Nota    Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

 Importante   Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Deje en blanco las casillas de Usar rótulos en. Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.

Consolide por categorías

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de especificar rótulos de categoría exactamente iguales, incluidas mayúsculas y minúsculas, en todas las áreas de origen. Por ejemplo, los rótulos Prom. anual y Promedio anual son diferentes y no se consolidarán.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

 Nota    Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

 Importante   Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.

 Notas 

• Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
• Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

Volver al principio

Consolide por fórmula

1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo    

• Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Sugerencia    Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo    

• Escriba una fórmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra tendría que escribir lo siguiente:

 

Reflexion:

"Si el libro está configurado para calcular fórmulas automáticamente, una consolidación por fórmula siempre se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de las hojas de cálculo independientes."

SUBTOTALES

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

Realiza el siguiente ejemplo:

Empresa	País	Ingresos	Gastos		Beneficios
Los conquistadores	España	2554555		565533		1989022
Los conquistadores	Francia	2456895		65656		2391239
Los conquistadores	USA	6546588		565566		5981022
Americanino	USA	1234567		1561685		-327118
Americanino	México	7654321		758621		6895700
Americanino	España	8945612		5697874		3247738
Americanino	Francia	1223344		256487		966857
Jaybell	USA	5664879		455645		5209234
Jaybell	Chile	6546588		5897466		649122
Jaybell	Alemania	2456895		458976		1997919

Debe crear una lista, con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los totales parciales:

- Seleccione todo el rango de datos (A1:E11)

- Active la opción Subtotales del Menú Datos

- Active las opciones necesarias:

Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas):

Usa función SUMA

Agregue subtotal a BENEFICIOS

Active la opción Aceptar.

Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y – o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos.

Para añadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones:

• Vuelva a seleccionar la lista de datos y active la opción Subtotales del Menú Datos
• Cambia la opción Usar función y escoja la función Promedio.
• Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS
• Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perdera los subtotales conseguidos).
• Active la opción Aceptar.

Si quiere desaparecer los subtotales, debe activar la opción Subtotales del Menú Datos, y seleccionar Quitar todos.

Nota: Para realizar subtotales de otro campo, por ejemplo, por países, deberá primero ordenar la tabla por esa columna

Reflexion:

" Estos constituyen una manera muy rapida y sencilla de resumir datos en un listado, y de tal manera no es necesario crear las formulas porque las formulas ya las trae nuestra hoja de calculo (Excel)"

TABLAS DINAMICAS

Qué son las pivot tables?

También llamadas tablas dinámicas, son una herramienta de sumarización de datos. Deben su nombre a la rotación (pivoting en ingles) de los datos dentro de la misma. Esto se logra simplemente arrastrando los campos requeridos a la zona deseada.

Sumarización

Las pivot se encargan de “sumarizar” los datos, esto quiere decir que agrupara la información textual similar, y la información numérica referida a esos datos será sumada, como se logra ver en el ejemplo. Aquí notamos las ventas totales para cada uno de los clientes.

Ahora un ejemplo con un poco más de complejidad, en este caso podemos ver como para cada uno de los países se muestran los clientes en él y, además cuanto se ha vendido por cada uno de los trimestres (Quarter) del año.

Rotación

Dentro de las tablas dinámicas podemos mover cada uno de los campos según nuestra conveniencia, a este efecto se le denomina “Rotación.” En el ejemplo se ha movido el campo “Product Group” para poder visualizar la información de cada cliente a un mayor detalle.

Formato adecuado para una base de datos de la cual se construirá una tabla dinámica

No se puede construir una pivot en base a cualquier tipo de base de datos, la base de datos debe ser completamente consistente y todas las columnas deben tener encabezado. La base de la izquierda es un claro ejemplo de cómo NO debe ser una base de datos para tablas dinámicas.

Construcción de una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica o pivot table en Office 2007 basta con ir a la pestaña Insertar, seleccionar tabla dinámica, y posteriormente hacer clic en la opción tabla dinámica.

En la ventana emergente seleccionamos el rango y el lugar donde deseamos insertar la tabla dinámica (Nueva hoja de cálculo, Hoja de cálculo existente) Para finalizar, hacemos clic en aceptar y la tabla dinámica se presentara de la siguiente manera:

También podemos visualizar la presentación clásica de la pivot haciendo clic con el botón derecho sobre la tabla, luego opciones, pestaña Mostrar y habilitamos la opción “Diseño de tabla dinámica clásica”

Al hacer clic en aceptar ahora el diseño de la tabla dinámica se mostrará como sigue, abajo coloco la descripción de cada una de las zonas de la tabla dinámica.

Del lado derecho de la pantalla tendremos la lista de campos a elegir y las posiciones donde deberemos colocarlos de acuerdo al análisis que nos gustaría realizar.

De esta lista de campos podemos arrastrar los requeridos a las diferentes zonas de la tabla dinámica, o bien, a las áreas que están debajo de esa misma lista, no hay diferencia hacia donde las arrastremos, el resultado será el mismo.

Modificación / Actualización

Cuando intentemos modificar una tabla dinámica no podremos hacerlo desde sí misma, debido a que está ligada a una base de datos, es por eso que deberemos ir hasta ella para lograr aplicar los cambios correctamente. En el ejemplo, para la línea 21 modificaremos el Quarter de Q3 a Q2.

Con los cambios realizados a la Base de datos deberemos actualizar la tabla dinámica, para que se vean reflejados, haciendo clic derecho sobre la misma y posteriormente en la opción “Actualizar”

 

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Reflexion:

"Las tablas dinamicas o pivot tables, te da opciones para rotar, diseñar, etc... 

Las tablas dinamicas nos ayudan a agrupar la informacion textual similar "

LISTAS, ORDENAMIENTOS Y FILTROS

ORDENAMIENTO DE DATOS

Ordenar datos en Excel

La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos. Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabético una lista de productos, ordenar cronológicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de relleno  de fondo o color de fuente que tengan.

Hay tres formas de ordenar datos:

1. Alfabéticamente, de forma ascendente,
2. alfabéticamente, de forma descendente,
3. por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente.

Podemos acceder a las herramientas de ordenación de varias formas posibles:

• Como vimos en el apartado anterior, cuando aplicamos el comando Autofiltro, dentro del menú tenemos las opciones de ordenación

• Haciendo clic derecho sobre la columna que queremos ordenar, elegir la Ordenar y luego la opción que corresponda

• Desde el fragmento Modificar de la ficha Inicio

• Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

Con cualquiera de los métodos accederemos a las herramientas de ordenación.
Las más fáciles de utilizar son las de ordenación alfabética, tanto la ascendente como la descendente, indicadas con los siguientes botones:

También contamos con el cuadro de diálogo Ordenar, el cual nos permitirá introducir más opciones…

…y al cual accedemos por alguna de estas formas:

• Desde el menú contextual que abrimos con el botón derecho del ratón, seleccionamos Ordenar y luego Orden Personalizado
• Desde el fragmento Modificar, botón Ordenar y filtrar y en el menú la opción Orden Personalizado
• Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos, presionamos sobre el botón Ordenar

En versiones anteriores de Microsoft Excel, tenía hasta tres posibles niveles de ordenación por columna dentro del cuadro de diálogo Ordenar.

Ahora podemos agregar la cantidad que necesitemos de criterios de ordenación desde el botón .

Si quisiéramos eliminar un nivel que hemos agregado por error o simplemente queremos quitarle porque ya no le necesitamos, presionaremos el botón .

Tenemos más opciones dentro del cuadro de diálogo Opciones de ordenación…

…desde el cual podremos indicar que se haga distinción entre mayúsculas y minúsculas y si el orden va a ser en columnas (Ordenar de arriba hacia abajo) ó por filas (Ordenar de izquierda a derecha).

Tenga cuidado antes de ordenar, pues podría tener problemas con:

• Las celdas que contengan fórmulas. Compruebe que los valores que habían devuelto las fórmulas no han cambiado y que las celdas a las que se hace referencia en las mismas no se han movido.
• Muestre todas las filas y columnas ocultas antes de realizar cualquier tipo de orden, ya que éstas no se mueven cuando se ejecuta el comando ordenar, y por lo tanto la tabla perdería integridad en cuanto a sus datos.
• Los encabezados de columna deben estar en una sola fila. Es frecuente encontrarse con encabezados en dos filas, o con filas en blanco por medio.
  Ajuste todos los títulos de columna en una sola celda.
• Cuando vaya a ordenar por columnas, asegúrese que en el cuadro de diálogo Ordenar, está marcada la casilla Mis datos tienen encabezados, o de lo contrario, dichos encabezados pasarán a formar parte de los propios datos de la tabla y se ordenarán junto con el resto de datos.

Por último, mencionaremos la ordenación por colores, la cual es muy sencilla.

Desde el cuadro de diálogo Ordenar, elija cuál de las columnas va a ordenar, y en el cuadro desplegable Ordenar según, elija Color de celda.

Luego, como criterio de ordenación, despliegue el menú y seleccione cuál va a ser el color por el cual desea ordenar así como la ubicación de estos datos, si los quiere en la parte superior o en la parte inferior de la columna.

 

LISTAS

Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas.

¿Cómo funcionan las listas de Excel?

Vamos a suponer que queremos que aparezcan todos los números enteros correlativos entre el 1 y el 25. Tenemos dos posibilidades, una de ellas sería escribir nosotros mismos los 25 números pacientemente (con el riesgo de que nos equivoquemos al teclear). La segunda sería utilizar las listas:

En una hoja vacía de Excel sitúa el cursor en la celda A1
Escribe el número 1 y pulsa Enter
Escribe el número 2 y pulsa Enter

De esta forma, ya tenemos los dos primeros números de nuestra lista (el 1 y el 2). Esto es lo único que necesita Excel para continuar el listado él solo:

Sitúa el ratón justo encima del número 1
Pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes
Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastralo hacia abajo, hasta que llegue al número 2

Si lo has hecho bien, habrás ‘seleccionado’ las dos casillas, la que tiene el 1 y la que tiene el 2. 

Sabrás que lo has hecho bien porque ambas casillas aparecerán dentro de un recuadro

Fíjate que debajo de ese recuadro (abajo a a la derecha de la casila A2) aparece un punto de color negro (este punto ya vimos para qué servía en el capítulo anterior de este Tutorial). Sítua el ratón justo encima de este punto. Sabrás que estás bien situado porque la cruz de color blanco del cursor del ratón cambia a color negro.

Una vez situado en ratón pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes.

Arrastra hacia abajo el ratón todas las filas que quieras. Mientras más abajo lleves el ratón, más números aparecerán.

Si lo has hecho bien, habrán aparecido muchos números correlativos.

Prueba ahora a realizar la misma operación pero para que aparezcan los números pares. Para ello:

Sitúate en la celda B1
Escribe el número 2
Pulsa Enter
Escribe el número 4
Pulsa Enter

Al escribir primero un 2 y luego un 4, Excel se dará cuenta de que quieres que aparezcan los números pares comenzando por el número 2.

Selecciona los dos números tal como hiciste antes (pulsa sobre el número 2 con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrástralo hasta el número 4)
Luego busca el punto de copiar (debe aparecer abajo a la derecha del número 4)
Pínchalo con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrástralo hacia abajo. Mientras más abajo te lo lleves, más números aparecerán.

Ahora prueba a realizar el mismo ejercicio, pero con los días de la semana. Escribe en la celda C1 la palabra ‘Lunes’ (sin comillas) y en la celda C2 la palabra ‘Martes’ (sin comillas). Repite los pasos anteriores para obtener el listado del resto de los días de la semana.

Prueba ahora con los números impares, y con los meses del año (enero, febrero, etc.)

Personalizar listas

En principio, Excel solo es capaz de identificar listas de números (números pares, impares, etc.), los días de la semana y los meses del año. Esto es porque son las únicas listas que tiene ‘predefinidas’. Nosotros tenemos la posibilidad de añadir nuestras propias listas (por ejemplo, nombres de clientes, productos que vendemos, etc.)

Para ello:

Selecciona Herramientas (en la parte superior de la ventana)
Selecciona Opciones
En la nueva ventana que aparece selecciona ‘Listas Personalizadas’ (en la parte superior de la ventana)
Fíjate que aparecen dos casillas grandes, una a la izquierda y otra a la derecha. En la casilla de la izquierda, haz un solo clic con el botón izquierdo sobre la opción ‘NUEVA LISTA’
Haz un solo clic en la casilla de la derecha con el botón de la izquierda del ratón
Escribe la palabra ‘uno’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter
Escribe la palabra ‘dos’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter
Escribe la palabra ‘tres’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter y continúa tú hasta llegar al ‘diez’
Cuando hayas terminado pulsa el botón ‘Agregar’ (a la derecha de la ventana)

 De esta forma tan simple puedes añadir nuevas listas. Para comprobar que tu lista funciona pulsa el botón ‘Aceptar’ (en la parte inferior de la ventana) y comprueba que la nueva lista funciona (igual que en el apartado anterior)

FILTROS

Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

1. Autofiltro.
2. Filtro avanzado.

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requiran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Autofiltro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

  Rango sin filtrar

  Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Haz clic en el archivo avanz.xls para que puedas seguir el desarrollo de los ejemplos. El comando Filtro avanzado te permite filtrar una lista en su lugar (como el comando Autofiltro), pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tienes que escribir los criterios (o condiciones) según los cuales deseas filtrar los datos (en un rango independiente).

criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000)

Los filtros avanzados se utilizan para:

- Filtrar criterios complejos en menor tiempo.
- Llevar una copia de los datos filtrados a otro lugar (dentro de la misma).
- Filtrar sólo parte de la lista. Por ejemplo sólo algunas columnas en particular.

Preparar la base de datos o lista
 

El filtro avanzado exige marcar tres rangos en la hoja de cálculo:  La base de datos, el rango de criterios y el rango de extracción (o rango copiar a).
1. La base de datos:  es la lista normal en la que deseamos realizar el filtro.
2. Rango de criterios:  Espacio donde se escribirán las condiciones o parámetros que limitan los datos que se filtrarán. En este rango podrás colocar todos o sólo algunos de los campos (columnas).
Nota:Este rango debe estar separado de la base de datos mínimo por una fila en blanco.
3. Rango de extracción:  celdas donde Excel realizará una copia de la información filtrada. Puedes omitir este rango si decides no copiar los datos filtrados en otro lugar sino simplemente ocultar los datos que no cumplen las condiciones en la lista original. 

 

Reflexion

"Como podemos darnos cuenta el ordenamiento nos sirve para ordenar como su nombre lo indica alfabeticamente de este modo se hace automaticamente no hay necesidad de hacerlo manuel, para los filtros podemos hacer copias de los documentos para filtrarlos a otro lugar, en el caso de las listas tienen un valor entre si y son muy practicas"
 

GRAFICOS EN EXCEL

El  Asistente de Gráficos es una de las características más atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos.  El Asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.   

 

Algunos de los muchos tipos de gráficos  - hay uno, para llenar cada una de sus necesidades!

Para esta introducción a los Gráficos, usted se quedará con uno simple del tipo de gráfico circular. Un gráfico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo.

Hoy nos toca aprender mas sobre este interesante curso de Macros, en el cual trabajaremos con gráficos en Excel, veremos como se puede generar una grafica desde un código generado y alterado por nosotros mismos.

Si observamos los datos que vamos a graficar nos damos cuenta que en la columna A se encuentran los valores ejes (X) y  en la columna B los valores series (Y), estos datos son necesario para efectuar una grafica que podría quedar así

Esta grafica muestra las edades de 5 personas, los nombres son los valores ejes y la edad los valores series, ahora veremos como se puede detectar estos datos por medio de una Macro.

En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.
Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos.

Nota: Para trabajar con gráficos necesitamos entender claramente dos conceptos, serie de datos y punto de datos. Una serie de datos es un conjunto de uno o más valores numéricos relacionados entre sí.

En el ejemplo siguiente cada apartado de gastos representa una serie de datos, (sueldos, alquiler, publicidad….). A los datos que forman una serie de datos se les llama puntos de datos. Si una serie de datos consiste en seis cifras de gastos para los meses de Enero a Junio, la serie tendrá seis puntos de datos.

Crear un gráfico rápidamente

Crear un gráfico en Excel es un procedimiento asombrosamente sencillo y rápido. En primer lugar selecciona los datos que quieras representar en el gráfico y luego pulsa la tecla F11.
Tras un instante, Excel te muestra una hoja nueva que contiene un gráfico de columnas, el cual representa los datos que has seleccionado en la hoja. A este gráfico automático que crea Excel con sólo pulsar una tecla se le denomina gráfico básico.

Las partes de un gráfico

Los gráficos están compuestos de diversas partes, las cuales puedes modificar a tu gusto a partir del gráfico básico que crea Excel. Por tanto, para poder manipular gráficos es imprescindible conocer cuáles son esas 

 partes.
 

Las partes de un gráfico son:

a) El gráfico en sí es la representación visual de los datos de la hoja de cálculo. Además, hay distintos tipos de gráficos.
b) El título del gráfico es un texto que lo encabeza.

c) Una marca de datos es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un gráfico de columnas, las marcas de datos son las columnas; es decir, hay una columna por cada número representado.

d) Las líneas de división son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos.

e) El texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el gráfico. El texto asignado está unido a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es libre.

f) La leyenda es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos (habitualmente, mediante colores).

g) Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Normalmente hay dos ejes (en los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abscisas, eje x o eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores. En el eje de abscisas se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se representan los valores de los datos.

h) Las marcas de graduación aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.
i) El área de trazado es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.

j) Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.

Cómo seleccionar el rango para crear el gráfico

El primer paso para crear un gráfico consiste en seleccionar los datos que se quieren representar. Además, no sólo hay que seleccionar datos numéricos sino también texto, ya que Excel sabe cómo poner ese texto en el gráfico. Excel considera que determinados datos del rango que selecciones van a representar determinados rótulos en el gráfico. De esto puedes deducir que la forma resultante del gráfico dependerá mucho de cómo selecciones los datos.
Para que Excel muestre los datos tal y como tú desees, debes seleccionar el rango teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que selecciones deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos del eje de categorías.
b) Las celdas de la fila superior del rango que selecciones también deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos de las series de datos en la leyenda del gráfico.

c) El resto de la selección deberán ser los datos numéricos,

NOTA: Debes tener en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado sea contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, tal y como verás en el siguiente apartado.

Crear un segundo gráfico

Puedes crear tantos gráficos como quieras a partir de una sola hoja de cálculo. Para ello sólo tienes que seleccionar los nuevos datos (o los mismos que antes) que quieras representar y volver a pulsar F 11. Excel colocará cada gráfico que crees en una hoja de gráficos independiente.
NOTA: Evidentemente, si no te gusta algún gráfico puedes eliminarlo: selecciona la hoja en la que esté (haciendo clic en su pestaña) y ejecuta el comando Edición, Eliminar hoja; en cuanto confirmes el borrado, Excel eliminará la hoja que contiene el gráfico.

La relación entre los datos y el gráfico

Cuando se crea un gráfico, Excel vincula automáticamente los datos de la hoja de cálculo y el gráfico que se ha creado. Esto significa que si cambias los datos en la hoja de cálculo (ya sean valores o rótulos), esos cambios se reflejarán automáticamente en el gráfico: este también cambiará.

Incrustar un gráfico
Hasta ahora hemos trabajado con gráficos que aparecían en hojas de cálculo independientes. Pero puede ocurrir que en determinadas ocasiones quieras que el gráfico aparezca en la misma hoja de cálculo en la que estén los datos que lo originaron.

Excel permite que los gráficos aparezcan no solo en las hojas de gráficos, sino también en las hojas de cálculo, para lo cual es necesario incrustarlos.

Por tanto, Incrustar un gráfico no es más que crear un gráfico en la propia hoja de cálculo, en lugar de hacerlo en una hoja de gráficos independiente.

Para crear un gráfico incrustado debes pasar a la hoja de cálculo que contenga los datos que quieres representar en el gráfico y, a continuación seguir estos pasos:

Selecciona el rango de datos de la misma manera que has hecho hasta ahora.
Ejecuta el comando Insertar > Gráfico.
Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos – paso 1 de 4. Haz clic en Terminar para dar por buenas todas las opciones por omisión que ofrece el Asistente.
El gráfico aparecerá incrustado en la hoja de cálculo.

Cambiar el tamaño y la posición de un gráfico incrustado

Es probable que cuando crees un gráfico incrustado, éste no aparezca ni con el tamaño ni en la posición idónea dentro de la hoja.
Para cambiar el tamaño de un gráfico incrustado, en primer lugar debes seleccionarlo haciendo clic sobre él. Cuando el gráfico esté seleccionado, aparecerán los cuadros de selección a su alrededor. Apunta con el ratón a uno de los cuadros de selección, haz clic manteniendo pulsado el botón de] ratón y arrástralo para cambiar el tamaño del gráfico. Cuando estés satisfecho con el tamaño del gráfico, suelta el botón del ratón.

Cambiar la posición del gráfico en la hoja de cálculo sigue un procedimiento idéntico, sólo que, en lugar de arrastrar uno de los cuadros de selección del gráfico incrustado, debes arrastrar el propio gráfico. Para ello apunta al interior del gráfico, haz clic y arrastra el gráfico a su nueva posición. Por último suelta el botón del ratón.

Imprimir el gráfico

Imprimir un gráfico es similar a imprimir una hoja de cálculo. En primer lugar es conveniente que realices una presentación preliminar del gráfico para ver el aspecto que tendrá una vez impreso.
En la pantalla de
la Presentación preliminar puedes hacer clic en el botón Configurar para pasar al cuadro de diálogo Preparar página.

Ajusta la página y selecciona las opciones de impresión que desees y luego haz clic en Aceptar. Cuando estés de nuevo en la pantalla de
la Presentación preliminar, puedes imprimir el gráfico como cualquier hoja de cálculo: haz clic en el botón Imprimir y luego en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Imprimir.

 

 Reflexion

"Los graficos son muy practicos de realizarse sobretodo en excel, cabe mencionar que ya tiene una opcion directa que dice crear grafico. Es muy sencillo"