FUNCIONES

INTRODUCCION

Vamos a introducir datos numéricos en las celdas A1 hasta A4, posteriormente sumamos mediante una fórmula los datos anteriores en la celda A5:

Para introducir cualquier fórmula o función siempre debemos comenzar por el signo = de manera que Excel pueda identificar que los datos introducidos no son textos o datos numéricos.

Así, esta misma operación, la podríamos introducir mediante una función.

Las funciones son herramientas especiales que efectúan cálculos de diversa complejidad en un solo paso. Excel contiene funciones especializadas en cálculos matemáticos, financieros, funciones lógicas, etc.

La utilización de las funciones, además de simplificar el desarrollo de modelos sobre hojas de cálculo, permite efectuar dichos cálculos sin conocer el procedimiento matemático, por ejemplo, podemos calcular el VAN (Valor Actual Neto) de una inversión aunque no recordemos la fórmula, simplemente utilizando la función correspondiente.

Las funciones en Excel se componen de:

Nombre:	es un término descriptivo abreviado, tal como SUMA, PROMEDIO, VNA, etc.
Argumentos:	son los datos que necesita la función para operar correctamente. Por ejemplo, la función SUMA tendrá como argumentos el rango de valores a sumar, en la función que calcula el VAN de una inversión, los argumentos serán el tipo de interés o coste de capital, así como el rango de los rendimientos obtenidos. Los argumentos se sitúan entre paréntesis y van separados por "punto y coma"(;).

= SUMA(sumando 1: sumando n)

= VNA(tipo de interés; rendimiento periodo 1: rendimiento periodo n)

Las funciones pueden introducirse en las celdas de la hoja de cálculo de dos formas diferentes: tecleando manualmente toda la función, o pegándola automáticamente de una lista de funciones contenidas en Excel.

Para acceder a esta lista se elegirá la opción de menú INSERTAR/ FUNCIÓN y se accede al ASISTENTE PARA FUNCIONES,

(En Excel 2007 se accede desde la FICHA: Fórmulas/GRUPO: Biblioteca de funciones/OPCIÓN: Insertar función)

desde allí seleccionamos la función deseada y hacemos clic en Aceptar para pasar a la segunda pantalla del ASISTENTE desde la que podemos introducir los argumentos y en la que se nos proporciona información sobre cada uno de estos argumentos

En esta pantalla podemos terminar introduciendo manualmente los argumentos, o bien haciendo clic en las celdas que contienen los datos que constituyen los citados argumentos. Una vez introducidos todos los datos, aceptamos haciendo clic en "Aceptar" o pulsando la tecla intro.

Una de las cuestiones más importantes para aprovechar toda la potencia de una Hoja de cálculo consiste en que todas las fórmulas y funciones deben hacer referencia a celdas, es decir, no deben contener datos numéricos o contenerlos únicamente cuando sean datos que no van a cambiar mientras utilicemos el modelo que estamos construyendo.

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COPIAR Y PEGAR

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Copiar datos y formulas de unas celdas a otras en Excel es muy sencillo. Volvamos al ejemplo anterior e introduzcamos nuevos datos numéricos en las celdas B1 a B4.

Si ahora queremos sumar en B5 los valores de las celdas anteriores no tenemos que volver a teclear la fórmula o introducir la función, sino que podemos COPIAR la fórmula que hemos introducido en A5 y PEGAR en B5.

Esta opción, al igual que todas las utilidades de Excel, se puede llevar a cabo de diversas formas:

• A través del menú: EDICIÓN/COPIAR y EDICIÓN/PEGAR. (En Excel 2007 se accede desde la FICHA: Inicio/GRUPO: Portapapeles)
• Mediante combinaciones de teclas: Ctrl + C y Ctrl + V
• Haciendo clic con el ratón en la celda de origen y simultáneamente la tecla Ctrl y arrastrando hasta la celda de destino.
• Utilizando las opciones del "menú emergente"

El "menú emergente" aparece cuando -sobre cualquier celda de la Hoja de cálculo pulsamos el botón derecho del ratón. No se trata siempre del mismo menú, sino que cambia en función del contenido de la celda desde la que se accede al mismo:

seleccionaríamos la opción deseada y en ese momento desaparece el menú de la pantalla.

Indistintamente de la opción elegida el resultado es que la fórmula ha sido copiada y hemos obtenido la suma que buscábamos.

Si en lugar de copiar el contenido a una sola celda hubiesemos querido copiarlo a muchas más celdas deberíamos haber seleccionado todas las celdas a las que queríamos copiar la fórmula y la opción a utilizar hubiese sido EDICIÓN/RELLENAR/HACIA LA DERECHA.(En Excel 2007 se accede desde la FICHA: Inicio/GRUPO: Modificar/OPCIÓN: Rellenar/Hacia la derecha)

Esto mismo puede realizarse a través de la opción AUTOLLENADO que explicamos a continuación dado que también se utiliza para generar SERIES de forma rápida y sencilla.

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SERIES Y AUTOLLENADO

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Para generar una serie en Excel podemos hacerlo de varias formas:

• Tecleando cada uno de los datos de la serie
• Utilizando la opción EDICIÓN/RELLENAR/SERIES (En Excel 2007 se accede desde la FICHA: Inicio/GRUPO: Modificar/OPCIÓN: Rellenar/Series), o
• Mediante la opción AUTOLLENADO

Si elegimos utilizar la opción EDICIÓN/RELLENAR/SERIES el procedimiento es el siguiente:

Nos situamos en la Hoja2 del Libro y suponemos que deseamos crear una serie numérica desde el número 1.000 al 20.000.

Introducimos en una celda cualquiera, por ejemplo B2 la cifra inicial

A continuación seleccionamos la opción EDICIÓN/RELLENAR/SERIES y nos aparece un cuadro de diálogo en el que debemos indicar que deseamos la serie en columnas, que debe ser de tipo lineal e introduciremos asimismo el incremento entre dato y dato y el límite.

Quedará así:

Al aceptar se habrá generado la serie:

Esto puede hacerse también mediante la característica AUTOLLENADO de Excel.

En este caso deberíamos introducir los dos primeros valores de la serie, de forma que Excel conozca el incremento que debe existir entre una y otra celda. Así, una vez introducidos los dos datos, seleccionaríamos ambas celdas, por ejemplo D2 y D3 y procederíamos a pinchar con el ratón en el cuadrito de la esquina inferior derecha del rango seleccionado, al arrastrar el ratón sin dejar de pulsar el botón hasta la celda D21, se habría completado la serie.

Si se trata de realizar una serie con los meses del año o con los dias de la semana o en general cualquier serie de fechas la forma de operar será similar aunque todavía más sencilla, ya que Excel tiene definidas las series cronológicas y basta con teclear el primer dato para poder obtener la serie completa mediante AUTOLLENADO.

Supongamos por ejemplo que deseamos crear una serie con los meses del año, tecleamos en la celda F2 la palabra "Enero" y mediante AUTOLLENADO comprobamos que podemos completar la serie hasta Diciembre. Podemos hacer lo mismo para generar una serie con los días de la semana, para ello tecelamos en H2 la palabra "LUNES" y realizamos AUTOLLENADO hasta H8.

La Hoja quedará:

Hay que tener en cuenta que esta posibilidad de crear series de forma rápida y fácil en Excel nos va a ser de mucha utilidad, ya que en los ejemplos que ponemos aquí se trata de series cortas, pero en el trabajo habitual de una empresa muchas veces precisaremos introducir series muy largas que, de introducirlas manualmente, resultaría un proceso muy costoso.

reflrexion

"Las funciones de Excel son una de las herramientas más poderosas dentro de esta hoja de cálculo. Estas funciones nos facilitan mucho la realización de cálculos y tratamiento de los datos."